Ce este arhivarea? Stocarea de fișiere sau documente offline pentru scopuri legale, de audit sau istorice, folosind casete, CD-uri sau alte suporturi pe termen lung. Arhivarea este procesul de mutare a fișierelor care nu mai sunt folosite în mod activ intr-un dispozitiv de stocare separat pentru păstrarea pe termen lung. Fișierele arhivate sunt încă importante pentru organizație și pot fi necesare pentru referințe viitoare sau trebuie păstrate pentru respectarea reglementărilor. Arhivele ar trebui indexate și căutate astfel încât fișierele să poată fi ușor localizate și preluate.

Ca parte a ciclului de viață al informațiilor, arhivarea este o etapă finală importantă. Păstrarea unor informații vechi prea mari si care acum sunt disponibile online consumă spatiu valoros, care ar putea fi mai bine folosit pentru informații mai noi. Există motive întemeiate de arhivare a conținutului, mai degrabă decât de a-l șterge. Legile pot solicita păstrarea conținutului pentru anumite perioade. Auditurile interne și externe pot necesita păstrarea documentelor. Conservarea informațiilor ca parte a istoriei este un alt obiectiv necesar. Și există momente în care informațiile despre care se credea că nu mai sunt utile, ulterior se dovedesc a fi necesare. Arhivarea informațiilor se adresează fiecăreia dintre aceste cerințe.